Vedtægter for DSI Nyborg Voldspil

Vedtægter for Den Selvejende Institution NYBORG VOLDSPIL

§ 1. Navn og hjemsted
Institutionens navn er Nyborg Voldspil.
Institutionens hjemsted er Slotsmøllen, Torvet, Nyborg Kommune.

§ 2. Formål
Institutionens formål er at skabe de bedst mulige rammer for opførelse af amatørteater og dermed beslægtede kulturelle aktiviteter i og for Nyborg by og omegn.
Institutionen forestår opførelsen af forestillinger og relaterede aktiviteter på og omkring Nyborg Vold og Slotsmøllen, kaldet voldspilsforestillinger.

§ 3. Ledelse
Institutionen ledes af en bestyrelse på 7 medlemmer. Bestyrelsen vælges af repræsentantskabet, jfr. § 7.

§ 4. Repræsentantskabet
Repræsentantskabet er institutionens øverste myndighed. Repræsentantskabet vælges af følgende nedsatte aktivitetsgrupper:
1. Scenebyg, lys, lyd og regi.
2. Garderobe, sminke og frisør.
3. Restauration, kontrol og drift af Slotsmøllen.
4. PR-afdeling og billetkontor.
5. Aktører på scenen, vinterskolen og showteamet
Hver gruppe vælger højst 5 medlemmer af repræsentantskabet, således at 3 medlemmer vælges i lige år og 2 medlemmer vælges i ulige år. Valg til repræsentantskabet gælder for 2 år. Hver gruppekan tillige vælge to suppleanter. Udtræder en repræsentant i løbet af perioden, og der ikke er valgt suppleanter, skal der indkaldes til gruppemøde med henblik på supplering indtil næste ordinære valg.
Repræsentanter vælges blandt personer der har eller har haft personalenummer på Nyborg Voldspil i indeværende eller forgangne år (herefter kaldet ”aktive Voldspillere”). Repræsentanter vælges på de årlige evalueringsmøder, som afholdes senest 1 måned efter afslutningen af sommerforestillingen. Alle aktive Voldspillere, der er fyldt 18 år senest ved det kommende regnskabsårs begyndelse, er valgbare. For aktive Voldspillere under 18 år kan forældrene vælges i deres sted.
Repræsentantskabet består herefter af ovenstående repræsentanter samt den til enhver tid værende bestyrelse.
Bestyrelsen kan nedsætte øvrige underudvalg, nye udvalg offentliggøres til repræsentantskabet.
Repræsentantskabet godkender efter indstilling fra bestyrelsen Organisationsplan for DSI Nyborg Voldspil. Repræsentantskabet kan meddele endeligt og fuldt mandat til bestyrelsen for udfærdigelse og vedtagelse af samme.
§ 4A. Afdelinger
Hver aktivitetsgruppe har et antal underafdelinger, jf. ovenstående i § 4. Hver af disse har en afdelingsleder, som udpeges af bestyrelsen efter indstilling fra den enkelte afdeling.
Afdelingslederne indkalder alle aktive Voldspillere i hver aktivitetsgruppe til det/de årlige evalueringsmøde(r) i den aktuelle aktivitetsgruppe. Afdelingslederne inviteres til repræsentantskabsmøderne, hvor de har taleret men ikke stemmeret.
§ 4B. Eksklusion
Såfremt en aktiv Voldspiller ikke overholder vedtægterne eller de anvisninger, der er fastlagt af repræsentantskabet, er bestyrelsen, såfremt vægtige grunde taler herfor, berettiget til at ekskludere Voldspilleren fra alle aktiviteter i DSI Nyborg Voldspil. Inden der træffes en afgørelse skal den vedrørte have mulighed for partshøring.
Voldspilleren er herefter berettiget til at forelægge spørgsmålet om eksklusion for Repræsentantskabet ved førstkommende ordinære repræsentantskabsmøde, hvor Repræsentantskabet kan beslutte at underkende eksklusionen med samme flertal som ved vedtægtsændringer, jf. §12. Opnås der ikke flertal til en sådan underkendelse af eksklusionen,
fastholdes denne.

§ 5. Revisorer
Repræsentantskabet vælger 2 kritiske regnskabskyndige revisorer.
Revisorer er valgt for 1 år af gangen.

§ 6. Repræsentantskabsmøder
Repræsentantskabet afholder møde 2 gange om fortrinsvist i månederne april og november.
Herudover afholdes årligt stormøde(r) for alle aktive Voldspillere med henblik på orientering.
Dagsorden for ordinært møde i april (regnskab) skal mindst indeholde følgende punkter:
1. Valg af dirigent.
2. Bestyrelsens beretning for det forløbne år til orientering og godkendelse.
3. Fremlæggelse af revideret regnskab til godkendelse.
4. Fremlæggelse af budget til godkendelse.
5. Indkomne forslag.
6. Eventuelt.
Dagsorden for ordinært møde i november (valgforsamling) skal indeholde mindst følgende punkter:
1. Valg af dirigent.
2. Orientering fra bestyrelsen.
3. Opfølgning af budget for indeværende forretningsår.
4. Valg til bestyrelsen.
5. Valg af 2 kritiske regnskabskyndige revisorer.
6. Indkomne forslag.
7. Eventuelt.
Ekstraordinært repræsentantskabsmøde skal afholdes, hvis et flertal af bestyrelsen eller 1/3 af repræsentantskabets medlemmer skriftligt fremsætter ønske herom.
Bestyrelsen indkalder til repræsentantskabsmøde ved skriftlig henvendelse til medlemmerne af repræsentantskabet med mindst 4 ugers varsel.
Forslag der ønskes behandlet på ordinært eller ekstraordinært repræsentantskabsmøde skal være fremsendt skriftligt med motivation til bestyrelsen senest 14 dage før omhandlede repræsentantskabsmøde og være udsendt til repræsentanterne senest 8 dage før mødet. Ved mødet i april tillige sammen med formandens beretning, regnskab og budget.
Der udarbejdes protokollat over repræsentantskabsmøderne, der underskrives af formanden og dirigenten.
Bestyrelsen og repræsentanterne er berettiget til at invitere gæster med til repræsentantskabsmøderne, såfremt disse har et legitimt formål ved mødet. Bestyrelsen skal orienteres om vedkommendes formål ved mødet for at fastslå legitimiteten.
Beslutninger træffes ved almindelig stemmeflerhed. Der kan ikke stemmes ved fuldmagt.

§ 7. Valg til bestyrelse
Repræsentantskabet vælger 7 bestyrelsesmedlemmer således, at der i lige år vælges 3 og i ulige år vælges 4. Tillige vælges 2 suppleanter for de af repræsentantskabet valgte bestyrelsesmedlemmer.
Bestyrelsesmedlemmer vælges for 2 år, suppleanter vælges for 1 år.
Bestyrelsesmedlemmer vælges blandt personer, der har eller har haft personalenummer på Nyborg Voldspil i indeværende eller forgangne år (herefter kaldet ”aktive Voldspillere”).
Repræsentantskabet kan dog, såfremt det er formålstjenligt vælge medlemmer til bestyrelsen, der ikke opfylder dette valgbarhedskriterium. Spørgsmål om valgbarhed kan på forlangende af en voldspiller indklages for repræsentantskabet efter henvendelse til bestyrelsen.
Valg til bestyrelsen sker med virkning fra næstkommende forretningsår. Ved et bestyrelsesmedlems udtræden i en valgperiode indtræder suppleanten i den resterende del af perioden.
Genvalg kan finde sted til alle valgte poster.
Bestyrelsen konstituerer sig selv med formand, to næstformænd og sekretær, samt evt. kasserer og andre poster bestyrelsen må finde nødvendige.
§ 7A. Afstemning til bestyrelsesvalg
Ved valg til bestyrelse anvendes skriftlig afstemning.
En stemmeseddel skal – for at være gyldig – være udfyldt med højest et antal kandidatnavne, som svarer til antallet af pladser på valg.
Såfremt stemmerne står lige mellem flere kandidater, foretages omvalg mellem disse. Såfremt stemmerne efter omvalg fortsat står lige mellem flere kandidater, foretages lodtrækning.

§ 8. Bestyrelsesmøder
Bestyrelsen holder møde, så ofte det skønnes nødvendigt. Møderne indkaldes af formanden og i dennes fravær af næstformanden. Indkaldelse sker med mindst 8 dages varsel, med dagsorden til bestyrelsen, orienterende til repræsentantskabet og afdelingslederne.
Når mindst 3 medlemmer af bestyrelsen fremsætter ønske herom, skal indkaldelse til bestyrelsesmøde fremsendes senest 14 dage efter, at sådan anmodning er kommet frem til formanden for bestyrelsen.
Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst 4 medlemmer af bestyrelsen er til stede. Eventuelt trufne beslutninger tages til skriftligt referat.
Afgørelser træffes ved almindelig stemmeflerhed. I tilfælde af stemmelighed er formandens stemme afgørende. Der kan ikke stemmes ved fuldmagt.
Bestyrelsens arbejde og virke er ulønnet. Bestyrelsen hæfter ikke personligt for de beslutninger, der træffes i DSI Nyborg Voldspil.
Der udarbejdes beslutningsreferat over alle møder, der tilgår det enkelte medlem af bestyrelsen, orienterende til repræsentantskabet og afdelingslederne.
Bestyrelsen ansætter og afskediger eventuelt lønnet personale, herunder forretningsfører og vicevært ved Slotsmøllen.
Bestyrelsen kan nedsætte forretningsudvalg til at forestå og varetage den daglige løbende drift.
Bestyrelsen kan endvidere nedsætte arbejdsgrupper, uden at disse får status som de i § 4 anførte aktivitetsgrupper.
Bestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden.
§ 8A. Forretningsudvalg
Bestyrelsen kan nedsætte et forretningsudvalg bestående af bestyrelsesformanden som formand samt 2 bestyrelsesmedlemmer.
Forretningsudvalget har til opgave:
· At holde sig løbende orienteret om DSI Nyborg Voldspils forhold,
· At træffe bestemmelse i alle anliggender vedrørende foreningens daglige ledelse i overensstemmelse med de af Repræsentantskabet og bestyrelsen givne retningslinier,
· At forberede bestyrelsens møder, og
· At bringe bestyrelsens beslutninger til udførelse.
Forretningsudvalget træffer alle beslutninger ved énstemmighed og skal – såfremt énstemmighed ikke kan opnås i en sag – udsætte afgørelsen til det førstkommende bestyrelsesmøde.
Forretningsudvalget bestemmer i øvrigt selv sin forretningsorden.
Der føres referat af møderne, der tilgår bestyrelsen, og efterfølgende repræsentantskabet og afdelingslederne, gennem de ordinære referater fra bestyrelsesmøderne.
§ 8B. Repertoireudvalg
Bestyrelsen nedsætter hvert år et repertoireudvalg.
Alle er valgbare til repertoireudvalget, dog skal mindst et medlem af udvalget samtidig være medlem af bestyrelsen.
Repertoireudvalget fastsætter selv sin forretningsorden.
Repertoireudvalget indstiller forslag til forestillinger med tilhørende budgetter til henholdsvis sommer-, vinter- og forårsforestillinger, der med overvejende sandsynlighed kan vedtages af bestyrelsen.
Der føres referat af møderne i repertoireudvalget, som tilgår bestyrelsen og repræsentantskabet inden for 2 uger.

§ 9. Tegningsret
DSI Nyborg Voldspil tegnes af formanden for bestyrelsen og i dennes fravær af de to næstformænd i forening. Ved køb, salg eller pantsætning af fast ejendom eller lignende dispositioner med længerevarende forpligtigelser eller større økonomiske dispositioner kræves dog underskrift af samtlige stemmeberettigede bestyrelsesmedlemmer.
Bestyrelsen er berettiget til at meddele fuldmagt til andre personer end formanden til at hæve rimelige og nødvendige beløb til den daglige drift. Fuldmagt kan endvidere meddeles til foretagelse af sædvanlige og almindelige indkøb.

§ 10. Kapital
Den fornødne kapital til driften af DSI Nyborg Voldspil fremskaffes ved indtægter fra de af institutionen afviklede forestillinger, suppleret med offentlige tilskud og indtægter fra andre aktiviteter og arrangementer samt eventuelle sponsorater.
Til at fremme og forbedre institutionens opfyldelse af formålsbestemmelsen og forbedre aktiviteterne omkring institutionens virke kan der til sikring heraf erhverves fast ejendom.
Såfremt det aflagte regnskab udviser overskud, skal dette anvendes til konsolidering og til drift af de af institutionen erhvervede ejendomme.
Likvide midler skal anbringes i pengeinstitut, værdipapirer skal noteres til institutionen på dennes navn.

§ 11. Regnskab
Regnskabsåret og forretningsåret er kalenderåret.
Over institutionens indtægter og udgifter føres et nøje specificeret kasseregnskab.
Senest 3 måneder efter regnskabsårets udløb udarbejdes der resultatopgørelse og balance.
Der udarbejdes endvidere budget for institutionens indtægter og udgifter med henblik på at give bestyrelse og repræsentantskab overblik over, hvilke økonomiske konsekvenser besluttede aktiviteter og dispositioner har for institutionen.
Resultatopgørelse og balance udarbejdes af forretningsfører eller registreret eller statsautoriseret revisor, der ansættes af bestyrelsen, jfr. § 8. Regnskab og budget forelægges på repræsentantskabsmøde i april, jfr. § 6.

§ 12. Vedtægtsændringer
Ændring af institutionens vedtægter kan kun ske ved repræsentantskabets beslutning herom.
Ændring af vedtægterne forudsætter, at 3/4 af repræsentantskabets medlemmer deltager, samt at forslag om ændring af vedtægterne tiltrædes af mindst 2/3 af de stemmeberettigede fremmødte medlemmer af repræsentantskabet.
Såfremt der ikke ved behandling af forslag om ændring af institutionens vedtægter er mødt 3/4 af medlemmerne af repræsentantskabet, kan forslag om ændringer endeligt vedtages på ekstraordinært repræsentantskabsmøde uanset antal fremmødte medlemmer, såfremt ændringsforslaget ligeledes på ekstraordinært repræsentantskabsmøde vedtages med 2/3 af de stemmeberettigede fremmødte medlemmer.

§ 13. Opløsning
Opløsning af institutionen kan kun ske efter vedtagelse på 2 efter hinanden følgende repræsentantskabsmøder, hvortil der er sket særlig skriftlig indkaldelse af medlemmerne af repræsentantskabet med motiveret dagsorden. Møderne afholdes med minimum 14 dages mellemrum og maksimum 30 dages mellemrum.
Opløsning kan kun ske, når forslaget på omhandlede 2 repræsentantskabsmøder er vedtaget med 2/3 flertal uanset antal fremmødte medlemmer.

Således vedtaget ved bestyrelsesmøde i DSI Nyborg Voldspil den 26. marts 2001 og ændret på ordinære repræsentantskabsmøder den 23. april 2002, 24. november 2003 og 22. april 2008 samt ekstraordinært repræsentantskabsmøde 11. april 2010.

Jørgen Dyhrberg
Mette Sarbo
Nanna Højholt
Kirsten Kristiansen
Ulrik Stærmose
Simon Falk
Andreas Frøsting
Dirigent: Svend Erik Stougaard